3.1 Bevezetés
3.2 Az ügyvédi iroda pro bono iránti elkötelezettsége és az ügyvédek
céljai/elvárásai
3.3 A pro bono munka meghatározása
3.3.1 Mi a különbség a vállalatok társadalmi felelősségvállalása és a pro bono jogi támogatások között?
3.3.2 Nevezhetjük-e pro bono tevékenységnek az oktatási programokban való részvételt?
3.3.3 Pro bono tevékenység-e egy civil szervezet kuratóriumában való részvétel?
3.4 A pro bono program adminisztrációja
3.5 A pro bono program létrehozásának pénzügyi szempontjai1
3.5.1 Hogyan strukturáljuk a pro bono programhoz rendelt költségvetést?
3.5.2 Van-e olyan körülmény, amikor elfogadható díj felszámítása a pro bono ügyfél felé??
3.5.3 A költségek allokációja
3.5.4 Milyen adóügyi vonzatok (juttatások és kiadások) járnak a pro bono munkával?
3.6 Pro bono ügyekkel kapcsolatos eljárások
3.6.1 Új pro bono ügyek megnyitása
3.6.2 Irányítás, felügyelet, és a pro bono ügy lehetséges alakulása
3.6.3 A támogatások színvonola
3.6.4 A munkaidő nyilvántartása
3.6.5 Több ügyfél esetén
3.6.6 A pro bono ügy befejezése
3.6.7 Értékelés
A pro bono program fontos eleme a pro bono útmutató. Habár az útmutatók különbözhetnek terjedelem és részletesség tekintetében, az alábbi részek mindegyikben előfordulnak:
- A pro bono meghatározása és az ügyvédi iroda által vállalható ügyek típusának meghatározása.
- Az útmutatóban az ügyvédi iroda kinyilvánítja a pro bono iránti elkötelezettségét.
- Meghatározza a pro bono program adminisztrációjáért felelős személyt.
- Végezetül pedig a kézikönyv meghatározza a pro bono programhoz kapcsolódó részletes eljárási szabályokat (ezek lehetnek sokkal részletesebb pro bono útmutatók/irányelvek és eljárásrendek, amelyek az ügyvédi iroda általános irányelveibe és eljárásaiba illeszkednek).
A ügyvédi iroda döntése, hogy kire bízza a pro bono kézikönyv első változatának elkészítését és jóváhagyását. Mivel a kézikönyv rögzíti a pro bono munkavégzéssel kapcsolatban az ügyvédi iroda hivatalos álláspontját, ezért ajánlott kikérni a ügyvédi iroda vezető vagy vezető partnerének jóváhagyását az előző szakaszban bemutatott első három szempont kifejtéséhez és kikérni a többi partner idevágó véleményét. Javasolt a pro bono elnök vagy bizottság részvétele ebben a folyamatban, azaz a részletes pro bono irányelvek és eljárások átgondolásában. Gyakran a pro bono koordinátor feladata az első változat megszövegezése. (Lásd a 2.3.3 (b) szakaszt).
3.2 Az ügyvédi iroda pro bono iránti elkötelezettsége és az ügyvédek
céljai/elvárásai
A kézikönyv bevezető fejezete hangsúlyozta az ügyvédi iroda pro bono iránti elkötelezettségét. Olyan nyilatkozatot is tartalmazhat, amelyben az ügyvédi iroda vállalja a pro bono munka támogatását és bátorítja az ügyvédek ilyen tevékenységét.
Rendszerint ez a szakasz tartalmazza a pro bono program tekintetében az iroda által meghatározott konkrét célokat és elvárásokat. A kitűzött célok lehetnek például az egyes ügyvédek pro bono-val töltött óráinak éves minimuma, vagy ugyanennek irodai szintű meghatározása; a pro bono és a számlázható órák arányának megjelölése; és/vagy azoknak az ügyvédeknek a száma vagy százalékos aránya, akik meghatározott óraszámban vállal(hat)nak pro bono munkát.
Nem csak ügyvédek vehetnek részt pro bono a támogatásokban. Jogi asszisztensek, ügyvédjelöltek, titkárok/titkárnők, nyári gyakornokok és az adminisztratív személyzet szintén nagyban hozzájárulhatnak a tevékenység sikeréhez.
3.3 A pro bono munka meghatározása
A kézikönyv ezen szakasza meghatározza, hogy az ügyvédi iroda mely tevékenységeket és milyen típusú jogi ügyeket tekint pro bono-nak és milyen ügyfelek kaphatnak tőlük pro bono támogatást. Előfordul, hogy egyes ügyvédi irodák olyan ügyekre használják a „pro bono” címkét, amelyek a Pro Bono Institute és az American Lawyer értelmezése szerint minősülnek annak. Mások attól függetlenül is végeznek ingyenes jogi munkát, hogy az beleillik-e az általánosan elfogadott pro bono definícióba vagy sem; ilyen esetben fontos, hogy ez kifelé ne „pro bono” munkaként legyen kommunikálva, még ha az ügyvédi irodán belül valamilyen oknál fogva annak is nevezik. Jelen útmutatónkban kizárólag a Pro Bono Institute és az American Lawyer által javasolt, vagy annál
szűkebb értelemben használjuk a kifejezést.
Az ügyvédi iroda által meghatározott pro bono tevékenység magába foglalhatja az ingyenes jogi támogatást rászorultaknak vagy olyan civil szervezeteknek (NGO), mely utóbbi fő kedvezményezettjei a hátrányos helyzetű társadalmi csoportok pl. szegények. Magába foglalhat közérdekű ügyekhez (például polgári jogi ügyek, amelyek díjmentes jogi támogatás hiányában valószínűleg nem fogalmazódnának meg), vagy hátrányos helyzetű társadalmi csoportok képviseletéhez kapcsolódó jogi támogatásokat is. Kiterjedhet olyan kisebb civil szervezeteknek nyújtott ingyenes támogatásokra is, amelyek ugyan nem elsősorban a szegényeket segítik, de méretük miatt nem engedhetik meg maguknak a piaci árú jogi szolgáltatást.
Annak érdekében, hogy az ügyvédi iroda jogászai számára egyértelműek legyenek a pro bono munka keretei, nem csak azt érdemes meghatározni, hogy mely támogatások tekinthetők pro bononak, hanem azt is, hogy melyek nem. Így például nem pro bono a csökkentett áron nyújtott jogi szolgáltatás, mint ahogy a nem joghoz köthető segítség sem, mint például előadások tartása, olyan könyv- vagy cikkek kiadása, amelyek nem köthetők a pro bono meghatározásába tartozó jogi ügyekhez. De nem pro bono a barátoknak, családtagoknak nyújtott ingyenes jogi segítség sem (hacsak ők nem minősülnek szociálisan rászorultnak). Az imént felsorolt tevékenységek természetesen mind kívánatosak és a közösség érdekét szolgálják, de nem nevezhetők pro bono munkának.
3.3.1 Mi a különbség a vállalatok társadalmi felelősségvállalása és a pro bono jogi támogatások között?
Fontos észben tartani a pro bono meghatározását, hiszen ennek alapos ismerete nélkül a program nem tud intézményesülni, ami pedig szükséges ahhoz, hogy a pro bono célok érdemben teljesüljenek.
Induljunk ki abból, hogy a pro bono egy hivatásból adódó kötelesség, ami az ügyvéd társadalmi szerepéhez, valamint az igazságszolgáltatáshoz való hozzáférésük kapcsán privilegizált (társadalmi) pozíciójukhoz kapcsolódik. Különösen fontos kötelesség ez annak okán is, hogy egyre nagyobb a szakadék, amely elzárja a legrászorultabbakat és az őket támogató civil szervezeteket annak lehetőségétől, hogy piaci árú jogi tanácsokat vegyenek igénybe. Olyan közérdekű ügyek szempontjából pedig hangsúlyozottan felmerül ez a kötelezettség, amelyek pro bono ügyvédek hiányában nem kapnának támogatást.
A pro bono jogi munkát – miközben kulcsfontosságú a fönt részletezett okok miatt – mindazonáltal meg kell különböztetni a nem jogi vonatkozású önkéntes munkától vagy a jótékonykodás egyéb formáitól. A különbség abból ered, hogy a pro bono jogi munka segítségével (a) áthidalható a leghátrányosabb helyzetű társadalmi csoportok jogi szükséglete és a jogi segítséghez való hozzáférésük közötti szakadék, és (b) csökkenthetők az igazságszolgáltatáshoz való hozzáférés hiányosságai (például az, hogy a non-profit szervezetek vagy közérdeket képviselő csoportok nem tudják megfizetni egy jogi tanácsadó szolgáltatásait). Az ügyvédi iroda pro bono programstruktúrájának kidolgozása során nagyon fontos, hogy a pro bono munkát külön válasszuk az önkénteskedés és a jótékonykodás egyéb formáitól (még akkor is, ha ugyanaz a személy koordinálja például a pro bono jogi munkát és az önkéntes tevékenységeket). Az egyetlen szempont, amely szerint a jótékonykodás és a pro bono munka strukturálisan egymás mellett lehet az a költségvetés.
Az üzleti trendek és a globalizáció nyomán egyre növekszik a vállalati társadalmi felelősségvállalás (corporate social responsibility, CSR) iránti érdeklődés. A CSR a vállalati ön-szabályozás egy formája, amellyel a vállalkozások felelősséget vállalnak azért a hatásért, amelyet tevékenységükkel az érintett csoportokra és a társadalom egyéb szegmenseire gyakorolnak. Az ügyfelek és a fogyasztók egyre nagyobb nyomást helyeznek a vállalatokra, hogy olyan felelős gyakorlatokat tartsanak fönn, amelyek nemcsak a fogyasztók, hanem a munkavállalók, a természeti környezet és a társadalom egészének érdekét is szolgálják. Mivel a vállalati ügyfelek gyakran „társadalmilag felelős” ügyvédi irodát keresnek jogi ügyeik intézésére, ezért (a) a jogi környezetben történő ügyvédi társadalmi felelősségvállalás és (b) a pro bono jogi támogatások fogalmai némi zavart okozhatnak. További tényezőként merülhet fel, hogy a vállalati ügyfél annak mérlegelése során, hogy milyen értékben nevezhető „társadalmilag felelősnek” egy ügyvédi iroda, figyelembe veszi annak pro bono programját is.
Fontos tehát, hogy minden ügyvédi iroda világosan megkülönböztesse a jótékonysági célú pénzadományokat, az önkéntességet, a társadalmilag felelős üzleti gyakorlatokat és a pro bono jogi szolgáltatást. A jótékonysági célú pénzadományt a legegyszerűbb megkülönböztetni a pro bonotól: ez közvetlen pénzügyi hozzájárulást jelent jótékonysági szervezetek, non-profit és civil szervezetek, egyházak vagy egyéb csoportosulások számára. Noha ezek az adományok is segíthetik a szervezeteket abban, hogy fenntartsák a szegényeknek, marginalizált embereknek, társadalmi csoportoknak és közösségeknek nyújtott szolgáltatásaikat (amelyek néha részben vagy teljes egészében jogi támogatásokból állnak), az adományozás azonban nem minősül pro bono munkának. Továbbá nem mondható az, hogy az ügyvéd vagy az ügyvédi iroda teljesíti pro bono célkitűzéseit, ha csupán pénzügyi támogatást nyújt ezeknek a szervezeteknek, függetlenül attól, hogy kik a szervezetek kedvezményezettjei és mik a céljai. Ettől függetlenül azonban – mint ahogy a 4.2.1 szakaszban is kiemeltük – fontos, hogy az ügyvédi irodák továbbra is anyagilag támogassák azokat a szerveteket (vagy egyébként működjenek együtt velük), amelyek pro bono ügyeket hozhatnak.
A közösségi szolgálatot, vagy önkéntességet, szintén meg kell különböztetnünk a pro bono támogatásoktól. Közösségi szolgálat lehet például a rászorulók számára történő gyűjtés vagy szociális (és nem jogi) szolgáltatás biztosítása, mint például az étel- vagy ruhagyűjtés, véradás (vagy bármilyen más, kézzelfogható árucikkek gyűjtése a hátrányos helyzetűek számára); iskolafestés; parktakarítás, stb..
A közösségi szolgálat nagyon értékes a társadalom jobbítása szempontjából és hozzájárulhat ahhoz, hogy szorosabb kapcsolat alakuljon ki az ügyfelekkel és a szélesebb társadalommal. Az önkéntes szolgálat lehetővé teszi az ügyvédek és a közösség más tagjai közötti nyitott együttműködést, a pro bono jogi munkához szükséges formalizáltság és specializáció nélkül. Emellett nagyon értékes csapatépítő tapasztalat is lehet. Ezért – noha nem tekinthetjük pro bono jogi munkának – az önkéntes közösségi szolgálat mindenképpen értékes tapasztalat mind az ügyvédek, mind az ügyvédi iroda szempontjából.
A környezetvédelemre irányuló erőfeszítések – például a papír, mobiltelefon vagy műanyag újrahasznosítás – szintén nem pro bono munka.
3.3.2 Nevezhetjük-e pro bono tevékenységnek az oktatási programokban való részvételt?
Attól függ. Az ügyvédi irodák között nincs egyetértés abban, hogy az ügyvédek ilyen jellegű tevékenységét a pro bono órákhoz írják-e. Annak eldöntéséhez, hogy egy adott projekt pro bono-nak minősül-e vagy sem, meg kell vizsgálni, hogy mi a projekt célja és milyen jogi szakértelem szükséges elvégzéséhez. Minél nagyobb mértékben van szükség jogi szakértelemre, annál valószínűbb, hogy a projektet pro bono-nak tekinthetjük.
Jó példa erre, ha szembeállítjuk a középiskolás diákok mentorálását és azokat a képzési programokat, amelyek a pro bono definíciójába eső esetek ellátására készítik fel a jogászokat. Az előbbi – tehát a diákok mentorálása – nem tekinthető pro bono munkának, mert nem foglalja magába a jogi szaktámogatások nyújtását. Amikor nem szükséges a jogi szakértelem vagy szaktudás, akkor a projekt inkább önkéntesség.
3.3.3 Pro bono tevékenység-e egy civil szervezet kuratóriumában való részvétel??
Noha a civil szervezeti kuratóriumi tagság általában nem tekinthető pro bono munkának, mégis fontos aspektusa a pro bono kultúra megteremtésének és (ha az adott civil szervezet egy pro bono központ) nagy szerepet játszik a pro bono központ kulcspozíciójának megszilárdításában. Nagyon fontos, hogy a kuratóriumi tagsággal rendelkező ügyvéd egyértelműsítse, hogy mikor cselekszik a civil szervezetnél jogászi minőségében (ha ez egyáltalán felmerülhet). Egyes ügyvédi irodák nem engedélyezik, hogy az ügyvédi iroda jogi munkát végezzen annak a civil szervezetnek, amelyben valamelyik ügyvéd munkatárs kuratóriumit tag. Azoknál az ügyvédi irodáknál, amelyek nem zárják ki a munkavégzést ilyen esetben, etikai megfontolásokat is figyelembe kell venni a körülmények mérlegelésénél.
3.4 A pro bono program adminisztrációja
A pro bono kézikönyvnek ebben a fejezetében kell kijelölni a pro bono program adminisztrációjáért felelő személyt, (ha releváns, akkor) részletezni a pro bono koordinátor, a pro bono elnök és a pro bono bizottság szerepét. A program adminisztrációja magába foglalja a pro bono projektek általános koordinációját és a program menedzsmentjét, ami általában a koordinátor vagy a bizottság feladata.
3.5 A pro bono program létrehozásának pénzügyi szempontjai1
3.5.1 Hogyan strukturáljuk a pro bono programhoz rendelt költségvetést?
Minden pro bono program maga után von bizonyos kiadásokat és költségeket. Ezek belső és külső költségek lehetnek. Előbbiek a rutin működéshez kapcsolódó költségek, úgy mint fénymásolás, telefon, posta, közlekedés, futárszolgálat. A külső költségek pedig a nem rutin kiadások, például az eljárási illetékek, szakértői és (magán)nyomozói díjak. Különböző ügyvédi irodák különböző irányelveket alkalmazhatnak az ilyen költségek allokálására a pro bono ügyfél és az iroda között – erre később kitérünk.
A pro bono kiadásokhoz kapcsolódó költségvetés kialakítása a pro bono intézményesítésének és ezen belül a fenntartható program kialakításának kulcskérdése. A költségvetés léte megkönnyíti a pro bono gyakorlat teljes integrációját – vallja sok iroda. (Meg kell jegyeznünk azonban, hogy több olyan ügyvédi iroda is létezik, amely sikeres pro bono programja ellenére mégsem készített külön pro bono költségvetést, mondván, hogy ez nagyobb rugalmasságot biztosít a program számára.)
A pro bono költségvetéshez kapcsolódó világos irányelvek megléte jelzi az ügyvédi iroda pro bono iránti elkötelezettségét és egyben fontos a szerepe az ügyvédi irodán belüli pro bono kultúra meghonosításában is. Ugyan a költségvetés a pro bono közreműködés mértékére vonatkozóan is iránymutatást nyújthat, nem szabad azonban, hogy ez kizárja az ügyvédi iroda részvételét összetettebb pro bono ügyekben, különösen, ha azok feltehetőleg jelentős társadalmi hatással járhatnak, és amit az ügyvédi irodának egyébként módjában áll felvállalni.
A pro bono költségvetés iránymutatást nyújthat a junior ügyvédeknek az iroda pro bono elvárásairól, valamint lehetővé teszi a pro bono program átfogó értékelését, ami pedig hozzájárulhat a program éves szintű bővítéséhez és a fenntarthatóságának biztosításához.
Mint a legtöbb adminisztratív és menedzsment feladat esetében, így a pro bono költségvetés kezelésének módja is irodánként különbözik valamelyest. Úgy kerül kialakításra, hogy minél inkább támogassa az adott ügyvédi iroda pro bono céljainak elérését és szükségleteinek kielégítését. Az ügyvédi pro bono program minden aspektusát – ideértve a pro bono költségvetést, ha az iroda egy külön költségvetés mellett dönt – úgy kell kialakítani, hogy illeszkedjen a vállalati kultúrához, lehetővé tegye az erőforrások leghatékonyabb felhasználását és egy teljes mértékben integrált pro bono gyakorlat kialakítását.
Az ügyvédi irodáknak nem kell „feltalálniuk a spanyol viaszt” a pro bono gyakorlat tekintetében, hiszen hagyatkozhatnak a már jól működő pro bono irányelvekre és eljárásokra. Más szóval annak érdekében, hogy a pro bono az ügyvédi iroda működésének szerves része legyen, a kapcsolódó adminisztrációs szempontokat is minél inkább integrálni kell a már működő irodai infrastruktúrába. A már bevált mechanizmusok átvételével az iroda hatékonyabban tudja kezelni a pro bono ügyeket és a kapcsolódó adminisztrációt. A jól integrálódott struktúrák felhasználóbarátabbá teszik a pro bono gyakorlatot az ügyvédek számára és hozzájárulnak ahhoz, hogy az ügyfelek magas színvonalú szolgáltatást kapjanak.
Többféle módon strukturálható a pro bono költségvetés. Az alábbiakban néhány, általánosan használt opciót mutatunk be:
(a) 1. opció: Külön költségvetés a pro bono programra és a jótékonysági kiadásokra: Egyes ügyvédi irodák dönthetnek úgy, hogy külön költségvetést készítenek a pro bono és a jótékonysági programjuknak, így igyekezvén elkerülni minden félreértést, vagy mert ez jobban megfelel az iroda üzleti modelljének és szervezeti struktúrájának. Mivel a pro bono munka és a jótékonysági kiadások elkülönítettek, így az egyik keretből történő kifizetés nem befolyásolja a másikat. Ahogyan lentebb látni fogjuk, a jótékonysági támogatások és a díjmentesen végzett jogi támogatások megkülönböztetése még azoknál az ügyvédi irodáknál is fontos, amelyek ezt a költségvetési struktúrát választják.
(b) 2. opció: A jótékonysági keret kibővítése: Egy másik megközelítés, hogy a pro bono költségvetés az éves jótékonysági keret megnövelésével jön létre, már ha van ilyen az ügyvédi irodában, és ezzel a pro bono gyakorlat egy nagyobb ernyő alá kerül be. Sok ügyvédi iroda régóta fennálló gyakorlata, hogy jótékonysági programja keretében éves költségvetést rendel a társadalmi és civil szervezetek támogatásához. Ha az ügyvédi iroda úgy dönt, hogy a pro bono tevékenységet felveszi a működési területei közé, akkor az ehhez rendelt keretet gyakran a jótékonysági költségvetésbe helyezi el. Így lényegében a pro bono tevékenységhez kapcsolódó kiadások az ügyvédi iroda jótékonysági keretéből kerülnek kifizetésre. Ez azt jelenti, hogy a formális pro bono program elindítása miatt csökken az ügyvédi iroda éves jótékonysági kerete, kivéve ha az ügyvédi iroda megemelte a teljes keretet a pro bono beépítése után.
Azokban az ügyvédi irodákban, ahol a jótékonysági kiadások számára külön költségvetést tartanak fenn, rendszerint feláll egy bizottság (jótékonysági kiadások bizottsága/Charitable Contributions Committee), amely irányítja ezen támogatások odaítélését. Ezt követően a bizottság kialakítja azokat az eljárásokat, amelyeken keresztül az ügyvédi iroda partnerei támogatást igényelhetnek az általuk preferált jótékonysági szervezetek számára. A jótékonysági kiadásokat felügyelő bizottság feladatköre kibővíthető a pro bono tevékenységhez kapcsolódóan is. Adott esetben egy új bizottság is létrehozható a pro bono program költségvetésének kezelésére (ez lehet a pro bono költségvetési bizottság/Pro Bono Budget Committee), ami a jótékonysági kiadásokról döntő bizottsághoz hasonló eljárásokat alkalmaz. Egyes esetekben a pro bono bizottság látja el a program költségvetéséhez kapcsolódó feladatokat és nem jön létre külön pro bono költségvetési bizottság.
A bizottság struktúrája a következő lehet: az új pro bono projekt/ügy finanszírozását kérő partner fordulhat a Jótékonysági Kiadások Bizottsághoz, amelynek hatásköre felöleli a pro bono költségvetést is. Fordulhat a Pro Bono Költségvetési Bizottsághoz, ha van ilyen, és csakúgy, mint egy jótékonysági célú kifizetés esetében, a bizottság dönt a kért támogatás odaítélésről, elutasításáról vagy az összeg módosításáról. Amennyiben a pro bono projekt/ ügy során váratlan költségek merülnek fel, ugyanaz a bizottság dönt arról, hogy az ügyvédi iroda teljes mértékben magára vállalja-e ezeket, vagy az ügyfél állja-e őket, esetleg valamilyen más módon kerülnek kiegyenlítésre. A 3.5.2 részben részletezzük az ügyfél felelősségét a pro bono képviselethez kapcsolódó költségek kapcsán.
Még ha közös költségvetést vezet is az ügyvédi iroda a jótékonysági kiadások és a pro bono munka költségeire, fontos látnunk, hogy amikor meghatározzuk a pro bono fogalmát, illetve hogy mi minősül annak, akkor is különböztessük meg a pénzügyi támogatást és az ingyenes (pro bono) jogi támogatást. Röviden, tehát a pro bono nem jótékonykodás, hanem hivatásbeli kötelesség. A jótékonysági célú adományok nem tekinthetők pro bono munkának, még akkor sem, ha a fönti költségvetési struktúrában ahhoz tartoznak is.
(c) Egyéb költségvetési szempontok: a rutin és a nem rutin költségek megkülönböztetése: Fontos tisztában lenni a pro bono program működtetéséhez kapcsolódó belső költségek típu-saival. Mivel az ilyen előre látott költségek szükségesek a jogi szolgáltatás magas színvonalának biztosításához, ezért sok ügyvédi iroda nem köti előzetes jóváhagyáshoz őket. Óriási adminisztrációs terhet jelentene, ha minden ilyen jellegű kiadás előzetes jóváhagyást igényelne. Ezek a költségek általában előreláthatóak, ezért az irodák gyakran „rutin” kiadásokként utalnak rájuk és egy fix éves összeget rendelnek hozzájuk. Ahogyan fönt jeleztük, gyakran a bizottság határozza meg ennek az összegnek az éves mértékét és hogy mely pro bono projektek vagy ügyek részesüljenek belőle.
A külső költségek ezzel szemben nem rutin kiadások, ezért a legtöbb, pro bono programot működtető ügyvédi irodában a bizottság vagy a partnerek részéről előzetes jóváhagyást igényelnek. Ezek általában költséges tételek, mint például a bírósági eljárási illeték, szakértők vagy (magán)nyomozók bevonása, és bár szükségesek a munkához, azok mégis túlmutatnak a rutin költségeken.
Az ügyvédi irodák különböznek abban, hogy mit tekintenek rutin költségnek és mit nem. Ami fontos, hogy a munkatársak tisztában legyenek azzal, hogy a pro bono ügyekhez tartozó kiadások kapcsán rendkívül fontos a jó ítélőképesség és hogy az idevágó irányelveket (policy) a pro bono kézikönyv tartalmazza. Világos kell legyen, hogy az érintett ügyvédnek mikor kell előzetes jóváhagyást kérnie és mikor nem. Ahol tehát az ügyvédi irodának éves költségvetése van a pro bono program rutin kiadásaira, ott – a feladat igényei és jellege alapján – egyértelműen meg kell határozni, hogy mely költségek tartoznak ebbe a kategóriába, illetve világos irányelvekre van szükség hogy az ügyvédek tisztában legyenek vele, mely kiadásokhoz szükséges előzetes jóváhagyás.
Tekintet nélkül arra, hogy végül milyen költségvetési preferencia érvényesül a pro bono program esetében, fontos, hogy a pro bono kézikönyv tartalmazza a program költségvetésének részletezését (vagy ha nincs erre külön költségvetés, akkor az ügyvédi iroda idevágó gyakorlatát). Annak érdekében, hogy mindenki tudatos legyen a pro bono munkához kapcsolódó költségeket illetően, az új pro bono ügyet kezdő ügyvédek figyelmét külön fel kell hívni azokra a belső irányelvekre (policy), amelyek szabályozzák a pro bono költségvetéshez/kiadásokhoz kapcsolódó szabályokat és eljárásokat, esetleg ezeket kézbe is kaphatják. Azt is tudatosítani kell bennük, hogy törekedni kell arra, hogy minél alacsonyabban maradjanak a térítésmentes jogi támogatásokhoz kapcsolódó költségek, így például, ahol lehetséges és helyénvaló, ott kérjenek díj/illetékfizetési mentességet, hiszen erre a rászoruló ügyfelekre való tekintettel gyakran van lehetőség. Ha a díj/költség mentességi kérelmet elutasítják, vagy nem lehet ilyet igényelni, akkor az ügyvéd mérlegelje, hogy van-e más módja a díjmentességnek vagy a pro bono ügyhöz kapcsolódó kiadások csökkentésének.
3.5.2 Van-e olyan körülmény, amikor elfogadható díj felszámítása a pro bono ügyfél felé?
Egy pro bono ügyfélnek díjat felszámítani semmilyen körülmények között nem elfogadható gyakorlat. Ha egy ügyvédi iroda ügyvédi díjat kér az ügyféltől, akkor az nem tekinthető pro bono szolgáltatásnak. Az ügyvédi iroda és pro bono ügyfele megállapodhatnak abban, hogy utóbbi vállalja néhány, vagy az összes költség kifizetését, ami a pro bono képviselethez vagy pedig a pro bono tanácsadáshoz kapcsolódik. Ilyen költségek lehetnek például a bírósági illetékek/díjak, a hivatalos dokumentumok beszerzéséhez kapcsolódó költségek, regisztrációs díjak és hasonlók.
Ha (bírósági ítélet, vagy valamilyen egyezség révén, esetleg más módon) lehetőség nyílik az ügyvédi díjak és/vagy költségek visszatérítésére, akkor ennek részleteit tisztázni kell az ügyféllel és a Pro Bono Kötele-zettségvállalási Nyilatkozatban ( ld. ügyvédi megbízási szerződésben) rögzíteni kell. A megfogalmazásból ki kell iktatni minden kétértelműséget, ami meggátolná a bizonyos helyzetek kezelését, mint például az ügyvédi díjak és/vagy a költségek elengedését tartalmazó egyezségkötési ajánlatok esetében.
Az ügyvédi iroda költségallokációja általában függ a pro bono program költségvetésétől, egy adott pro bono projekthez vagy ügyhöz kapcsolódó díjak összegétől (egyes pro bono ügyek ebben a tekintetben költségesebbek, mint mások), és az ügyfél anyagi körülményeitől. Attól függően, hogy milyenek az ügyfél anyagi erőforrásai és hogy magánszemélyről vagy civil szervezetről van-e szó, a következő opciók lehetségesek: a pro bono ügyfél egyáltalán nem vállal költséget; az ügyfél csupán a külső költségeket viseli; az ügyfél a belső és/vagy külső költségek egy részét viseli bizonyos összeghatárig; az ügyfél a belső és külső költségek teljes összegét viseli; eseti jelleggel történik annak meghatározása, hogy ki viseli a költségeket. Egyes ügyvédi irodák például átvállalják a rászoruló egyéni pro bono ügyfelek képviseletével kapcsolatos indokolt és általános költségeket, de például a civil szervezetektől elvárják, hogy fizessék a szervezet regisztrációjához kapcsolódó költségeket. Mindazonáltal az iroda saját, a pro bono irányelveket és eljárásokat lefektető kézikönyvének tartalmaznia kell költségallokálás irányelveit is.
Az idevágó irányelvet világosan kommunikálni kell az ügyfél felé, hogy tisztában legyen azzal, pontosan milyen költségeket kell állnia. A félreértések elkerülése és egy egészséges együttműködés kialakítása érdekében a költségallokáció részleteit még azelőtt kell megvitatnia az ügyet vivő ügyvédnek és az ügyfélnek, hogy megkezdődne az ügyfél képviselete. Csakúgy, mint a fizető ügyfelektől, a pro bono ügyfelektől is elvárt, hogy elolvassák, megértsék és aláírják az írásos megállapodást/formanyomtatványt, amely meghatározza, hogy ki viseli a képviselet, vagy a tanácsadás és/vagy egyéb munka költségeit. Ez a „költség-megállapodás” a kötelezettségvállalási nyilatkozat része. Bármiféle anyagi, a pro bono ügyfelet terhelő költség felmerülése előtt az ügyvédi iroda konzultáljon az ügyféllel.
Nem biztos azonban, hogy minden költség előre kalkulálható. Elő-fordulhat, hogy miután az ügyvéd elvállalta az ügyfél képviseletét és elkezdte feltérképezni a helyzetet, olyan előre nem látott és nem várt körülményeket talál, amelyek nem várt költségeket vonnak maguk után, melyekről korábban meg sem állapodhattak. Az ügyvéd-ügyfél kapcsolat létrejötte után felmerülő váratlan költségeket azonnal meg kell beszélni és a félreértések és/vagy etikai problémák elkerülése érdekében formális (azaz dokumentált) módon kell megállapodni róluk (ha ez a korábbi kötelezettségvállalási nyilatkozatban nem történt meg).
3.5.4 Milyen adóügyi vonzatok (juttatások és kiadások) járnak a pro bono munkával?
A pro bono munkavégzésnek lehet helyi vagy központi adóvonzata is. Mivel az adóztatás szabályai ország-, vagy akár régió-specifikusak is lehetnek, a pro bono munka adóvonzatai így országonként vagy régiónként, de akár még városonként is különbözhetnek. Néhány jogrendszerben a pro bono munka adókedvezménnyel jár.
Ezenkívül minden országnak különféle adóügyi kötelezettségeknek kell eleget tennie a jogi munka tekintetében. Ezt a rengeteg különbséget nem részletezhetjük itt, de azt mindenképpen hangsúlyozzuk, hogy az ügyvédi iroda pro bono programjának kialakítása során utána kell járni, hogy van-e bármilyen adóügyi vonzata a pro bono munkának. A kapcsolódó juttatások és költségterhek ismerete szükséges ahhoz, hogy a lehető legmegfelelőbb és előnyösebb pro bono struktúra alakuljon ki, ami kielégíti az igényeket és hozzájárul a célok eléréséhez.
3.6 Pro bono ügyekkel kapcsolatos eljárások
3.6.1 Új pro bono ügyek megnyitása
Az ügyvédi irodának hivatalos eljárásokat kell kidolgoznia a pro bono munka kezdeményezésére, elvégzésére és befejezésére. Azoknak a mechanizmusoknak a leírását, amelyek segítségével az ügyvédi irodák azonosítják a pro bono lehetőségeket, lásd a IV. fejezetben.
Egy pro bono ügy kezdeményezése a következő eljárási lépésekből áll:
(a) Pro bono kérelem: Miután az ügyvédi iroda kiválasztotta azt a mechanizmust, amellyel azonosítja a pro bono lehetőségeket (lásd IV. fejezet) és azokról tájékoztatja ügyvédeit (lásd a 2.2.3 (d) pont és 5.1), az első lépés azután, hogy egy ügyvéd kifejezte érdeklődését valamelyik pro bono ügy iránt, hogy ki kell töltenie egy jelentkezési lapot az új pro bono ügyre vonatkozóan (ld. „Pro bono jelentkezési lap”). A pro bono jelentkezési lapnak tartalmaznia kell az alapvető információkat, mint például a pro bono ügyfél és az igényelt pro bono támogatás leírását. A pro bono jelentkezési lap tartalmában meg kell állapodni, és a pro bono ügyért felelős ügyvéddel egy, az ügyet felügyelő vagy érte felelő partnerrel és bizonyos esetekben a pro bono koordinátorral (ha van) alá kell íratni.
(b) Az összeférhetetlenség ellenőrzése és ha szükséges, további ellenőrzés: A pro bono ügyek kapcsán felmerülhet összeférhetetlenség (conflict of interest) kérdése. Ennek okán az ügyvédi irodának el kell végeznie minden pro bono jelentkezés összeférhetetlenségi ellenőrzését. Az ügyvédi irodának ugyanazt az eljárást kell használnia erre, mint a fizetősi ügyfelek esetén, és az eredményt rögzítenie kell a pro bono jelentkezési lapon.
Legalább ott, ahol jogszabály írja elő, és adott esetben (az ügyvédi iroda döntésének függvényében) más körülmények között is, az irodának további vizsgálatot kell elvégeznie, mint például egyes országokban az „Ismerd meg az ügyfeled” (Know Your Client) vizsgálat.
(c) A pro bono ügy jóváhagyása: Az ügyvédi irodának ki kell jelölnie, hogy ki felel az új pro bono ügyek jóváhagyásáért. Mint már említettük, gyakran a pro bono elnökre vagy bizottságra hárul ez a szerep, amely/aki egyébként a pro bono koordinátort felügyeli, aki ezt a szerepet teljesíti (lásd a 2.3.3 (d)). Az ügyvédi irodának a pro bono ügyek elbírálására fel kell állítania bizonyos szempontrendszert.
Néhány kritérium, amelyeket figyelembe lehet venni új pro bono ügyek jóváhagyásánál: lehetséges összeférhetetlenség, lehetséges üzleti érdekellentét (például egy bizonyos jogi álláspont képviselete a pro bono ügyfél képviseletében, amely ellentétes azzal, amit az iroda más ügyfelei kapcsán képvisel), az igényelt támogatások megfelelnek-e az iroda pro bono policy kézikönyvében vázolt pro bono meghatározásnak, vagy olyan rendkívüli körülmények fennállása, amelyek indokolttá teszik a pro bono ügy elutasítását.
Az ügyvédi irodának azt is figyelembe kell vennie, hogy az adott ügy iránt érdeklődő ügyvédek rendelkeznek-e megfelelő tapasztalattal vagy képesek lennének-e megszerezni a szükséges képzettséget azért, hogy biztosítható legyen az irodától és ügyvédeitől elvárható minőség és szolgáltatási színvonal. Az irodák elkerülhetik azt, hogy bonyolult pro bono ügyeket kelljen elutasítsaniuk, ha megtalálják annak a módját, hogy enyhítsék vagy kompenzálják a tapasztalat vagy a képzés hiányát, például úgy, hogy a pro bono ügyeket egy ügyvéd munkacsoportra bízzák, melynek egyes tagjai több tapasztalattal rendelkeznek. Ha a pro bono ügy felvételét elutasítják, akkor javasolt az elutasítás indokainak rövid magyarázata.
Amennyiben a pro bono ügyről feltehető, hogy különösen kiterjedt, sok időt és elkötelezettséget kíván, akkor további jóváhagyás is szükséges lehet valamelyik specializálódott ügyvéd munkacsoport vezetőjétől, az iroda vezetőjétől és/vagy az irodavezető partnertől. Jóváhagyásuknak vagy elutasításuknak nem az ügyről alkotott személyes véleményükön kell alapulnia, hanem azt kell figyelembe vennie, hogy az ügyvédi iroda képes-e hatékonyan kezelni a pro bono ügyet. Azt is mérlegelni kell, hogy az ügyet megfelelően lehet-e vinni lehetséges személyi változások – pl. ügyvédek kilépnek az irodából, vagy más fizetős munka miatt másnak kell átvenni tőlük az ügyet.
(d) Kötelezettségvállalási nyilatkozat: Ha egy új pro bono ügyet jóváhagytak, az iroda képviselőjének (vagy bizonyos esetekben az iroda ügyvédeinek) és a pro bono ügyfélnek alá kell írnia egy kötelezettségvállalási nyilatkozatot/ügyvédi megbízási szerződést/meghatalmazást, amely a képviselet/támogatás paramétereit taglalja. Minderre lehetőleg a leendő ügyféllel folytatott első találkozó után kerüljön sor. Még ha egy ügyvédi iroda nem is használja ezt a fajta nyilatkozatot üzleti ügyfelei esetén, javasoljuk, hogy a pro bono ügyfelek esetében tegye meg. A nyilatkozatnak egyebek mellett meg kell határoznia a képviselet természetét, tartalmaznia kell annak leírását és terjedelmét, amelyek fontosak annak érdekében, hogy az ügyfél tisztában legyen a pro bono támogatás tartalmával. Hasonlóképpen, meg kell határozni, hogy ki lesz a felelős a kapcsolódó költségek megfizetéséért.
Az iroda esetleg hozzáadhat egy előzetes lemondási kikötést a levélhez, például: „Az ügyvédi irodánknak számos ügyfele van. Ha egy másik ügyfelünk és a jelen ügy között összeférhetetlenség áll fenn, azt az Ön tudomására hozzuk, és azt kérjük, álljon el az ügytől, kivéve ha ugyanahhoz, vagy egy kapcsolódó projekthez fűződik, mint amelyen Önnel dolgozunk, vagy ha olyan bizalmas információk birtokában vagyunk, amelyet hátrányt okozva lehetne felhasználni a másik ügyben.”
Annak érdekében, hogy az ügyvéd-ügyfél titoktartási és egyéb védelmek fennmaradjanak, a kötelezettségvállalási nyilatkozatban meg kell említeni, hogy ha a helyzet megkívánja, a pro bono központot vagy más pro bono partnert meg lehet bízni azzal, hogy helyzetjelentéseket adjanak, mentoráljanak vagy partneri jogi támogatóként lépjenek fel.
(e) A társult-jogtanácsosi megállapodás: Ahol van társult-jogtanácsos, ott kell legyen egy jogtanácsosi megállapodás, amely rögzíti az iroda (vagy az iroda ügyvédei) és a jogtanácsos szerepét és felelősségét. Ennek tartalmaznia kell azt, hogy azok a költségek, amelyek nem az ügyfelet terhelik, hogyan kerülnek kifizetésre, és hogyan születnek az ügyfélnek adandó tanácsokkal kapcsolatos döntések (a jogtanácsossal való egyet nem értés esetén) és azok a döntések, amelyeket a jogtanácsosnak kell meghoznia. Ahol lehetőség van jogi díjak kiszabására, a jogtanácsosi megállapodásnak meg kell fogalmaznia (amennyire meg lehet előre ítélni) a legfontosabb elveket, amelyeket ilyen helyzetekben követni fog. Ennek ki kell terjednie arra (ahol ez lehetséges), hogy mi fog történni, ha a díjak rendezése nem lehetséges csak az ügyvédi díjak (vagy visszatérítendő költségek) részleges vagy teljes elengedésével.
(f) A pro bono ügyek iratai: Az irodának vezetnie kell a pro bono ügyek aktáit fizikai formában vagy elektronikusan ugyanolyan eljárások szerint, mint a fizetős ügyfelek esetén. Ha az ügyvédi irodai „kódrendszert” használnak üzleti ügyfeleik azonosítására, használják ugyanazt pro bono ügyfeleik számára is. Ezeket az iratokat a pro bono ügy elvégzésére rendelt ügyvéd frissíti és a pro bono koordinátor (vagy az ő felügyelete alatt) kezeli.
3.6.2 Irányítás, felügyelet, és a pro bono ügy lehetséges alakulása
A ügyvédi iroda hozza létre a pro bono munka formális irányítási/felügyeleti rendszerét, hogy biztosíthassa, hogy az ügyvédek professzionális módon végezhessenek pro bono tevékenységet, és azonos színvonalú pro bono támogatást nyújthassnak, mint a fizető ügyfelek számára. Így minden pro bono ügynek legyen egy felügyelő partnere, aki közvetlenül vagy a pro bono koordinátoron keresztül (ha van ilyen), vagy más módon rendszeresen tájékoztatást kap és átnézi az ügyvéd(jelölt) munkáját, és ha szükséges, visszajelzést ad vagy segítséget nyújt. A felügyelő partner lehet egy adott ügyvéd(jelölt) mentora, vagy az ügyvéd(jelöltek) megkérhetnek egy adott kérdésben speciális tudással vagy tapasztalattal rendelkező partnert, hogy legyen felügyelő partnere egy adott pro bono ügynek. Ajánlott továbbá, hogy a pro bono koordinátor rendszeresen ellenőrizze minden pro bono ügy állását (lásd a 2.2.3 (b) pontja).
Hasznos lehet egy hivatalos, írásos jelentési mechanizmus bevezetése, amely segítségével a pro bono ügyekért felelős ügyvédek tájékoztatják a pro bono koordinátort és (közvetlenül vagy a pro bono koordinátoron keresztül) a felügyeletet ellátó partnert a pro bono ügy állásáról. Az ügyvéd által készített jelentéseknek tartalmazniuk kell a legfrissebb információkat az elért eredményekről vagy kudarcokról, az esetleges következő lépésekről és bármilyen akadály vagy probléma fennállásáról. A jelentések rendszeressége a képviselet és a nyújtott pro bono támogatás jellegétől függ, általában a negyedéves gyakoriság megfelelő.
A pro bono koordinátornak nemcsak arról kell gondoskodnia, hogy az ügyvédek elkészítsék pro bono jelentéseiket, hanem további feladata, hogy elolvassa és lekövesse azokat, az összes jelentést rögzítse (fizikai vagy elektronikus formában), és amennyiben a jelentéseket nem nyújtották be, vagy hiányosak, akkor pro-aktívan kell fellépjen, hogy a hiányzó adatok mihamarabb beérkezzenek (lásd 2.2.3 (b) pontja).
Nagyon fontos, hogy az ügyvédi iroda nyomatékosítsa minden pro bono ügyön dolgozó ügyvéd számára, hogy ha a pro bono ügyfél kérésére további jogi munkát kell elvégezni, illetve ha a meglévő pro bono munka úgy alakul, hogy potenciálisan további feleket vagy jogi kérdéseket kell bevonni, az ügyvéd azonnal értesítse a pro bono koordinátort (ha van ilyen), vagy a pro bono bizottságot vagy pro bono elnököt. További jogi munka végzéséről szóló kéréseket ugyanúgy kell kezelni, mint az eredeti pro bono ügyfél számára végzendő jogi munka iránti kérelmet. Nem szabad azt feltételezni, hogy az aktuális ügyet ellátó személy/team megfelel a további jogi munkára, vagy hogy a további munka beleillik a pro bono program célkitűzéseibe, vagy hogy hatékonyan és konfliktus nélkül lehet kezelni. Ha a további jogi munka kezelését jóváhagyják, a kötelezettségvállalási nyilatkozatot ki kell egészíteni vagy külön kötelezettségvállalási nyilatkozatot kell készíteni a további jogi munkáról.
Amennyiben fennáll a lehetősége a meglévő pro bono ügy további felekkel vagy jogi problémákkal való kibővítésének, az összeférhetetlenségi ellenőrzést (conflict check) el kell végezni, meg kell vizsgálni az üzleti konfliktusok szempontjából fenyegető következményeket és meg kell győződni arról, hogy rendelkezésre áll az ügyhöz szükséges munkaerő.
A fentiek értelmében (lásd a 2.2.3 (b)) a futó pro bono ügyeknél, ha szükséges fontos személyzeti változásokat eszközölni, azt azonnal be kell jelenteni.
3.6.3 A támogatások színvonala
A pro bono policy kézikönyvben fontos, hogy az ügyvédi iroda egyértelműen jelezze, hogy a pro bono támogatás ugyanolyan minőségi színvonalon van, mint az ügyvédi iroda fizetős ügyfeleinek nyújtott szolgáltatás. Az ügyvédi iroda ügyvédeinek tisztában kell lenniük azzal, hogy a pro bono munka nem alacsonyabb mércével mérendő vagy
prioritású, mint a fizetett munka. Ez különösen azért fontos, mert az idő szorításában dolgozó ügyvéd számára nagy lehet a kísértés, hogy halassza vagy kevesebb figyelmet szenteljen a pro bono munkának, és ez potenciálisan hátrányosan érinti a pro bono ügyfelek érdekeit.
Ez nem azt jelenti, hogy az ügyvédnek mind a sürgető irodai, mind a pro bono ügyekkel egyszerre kell megbirkóznia. Hanem azt, hogy az ügyvéd köteles tájékoztatni a helyzetről a felügyelő partnert, a pro bono koordinátort (ha van ilyen), a pro bono elnököt, vagy a pro bono bizottságot, hogy egy vagy több további ügyvédet lehessen (legalábbis átmenetileg) a pro bono ügy(ek)be bevonni.
3.6.4 A munkaidő nyilvántartása
Az ügyvédi irodának rendszerében nyilván kell tartania az ügyvédek pro bono óráit. Enélkül az irodák nem tudják megállapítani, hogy elérik-e a pro bono célokat és nem tudják mennyiségileg megfelelően értékelni a pro bono programjaikat (lásd 3.2 és 6.2 részek) sem. Továbbá, az ügyvédi irodákkal pro bono partnerségekben lévő intézmények (pl. pro bono ügytovábbító központok, jogi karok, stb.) gyakran kérnek éves nyilvántartást a ledolgozott pro bono órákról (lásd 4.2.1). Gyakran a pro bono ügyfelek is szeretnék megismerni a számukra végzett munkát.
Az ilyen nyilvántartást lényegében ugyanúgy kell vezetni, mint a fizetős ügyfeleknek végzett munka esetében. Abban az esetben, ha az ügyvédi iroda nem rendelkezik ilyen rendszerrel a fizetős ügyfeleket illetően, illetve ha a rendszer nem tartalmazza a pro bono munkával kapcsolatos összes kívánt részletet, akkor be kell vezetni egy speciális vagy kiegészítő nyilvántartási rendszert a pro bono ügyek számára. Az ügyvédi iroda méretétől függően különböző rendszerek között lehet választani a komplex szoftver rendszerektől az egyszerűbb Excel táblázatokig, vagy a sima papír nyomtatványokig. Az ügyvédi irodáknak el kell dönteniük, hogy a pro bono órát „számlázandó” órának tekintik-e az ügyvédek elvárásai, teljesítményük értékelése és térítéseik szempontjából (beleértve a bónuszokat is) (lásd 5.1 (b) és 5.1 (c) részek).
Egynél több ügyfél vagy több ügyvéd bevonása esetén a szokásos egy ügyvéd – egy ügyfél helyzethez viszonyított további kapcsolatokat némileg eltérő módon kell kezelni, aminek idővel szabványosított formátumot lehet adni és mindezt a kívánalmakhoz kell igazítani. Mindent meg kell tenni annak érdekében, hogy elkerülhetőek legyenek a kétértelműségek azzal kapcsolatban, hogy hogyan, ki által és milyen folyamatot követően történik a döntéshozatal, és – amennyiben lehetséges – mindezt viszonylag pontos iránymutatások alapján kell megtenni. A megfelelő döntéshozatal biztosításának hiánya oda vezethet, hogy a több ügyféllel, több ügyvéddel vagy a résztvevőkkel való közös munka fenntarthatatlanná válik. Az ügyvédi iroda már meglévő gyakorlatán alapuló iránymutatások megfogalmazása a több ügyfeles, több ügyvédes vagy mindkét oldalon több felet mozgató munkában hasznos útmutató lehet már a pro bono együttműködések kezdetén is.
3.6.6 A pro bono ügy befejezése
Amikor a pro bono együttműködés befejeződik (akár mert az ügy véget ért vagy mert az ügyvédi iroda úgy döntött, hogy nem folytatja a támogatást), az ügyvédi irodának (vagy az ügyön dolgozó ügyvédeknek) a pro bono ügyféllel közölnie kell ezt a tényt. Célszerű, hogy az ilyen beadványt írásban, a „A támogatás lezárása” típusú levélben közöljék. Ha az ügy pro bono központon (ún. „clearinghouse”) keresztül érkezett, általában ők is megkövetelik, hogy értesítést kapjanak, hogy lezárhassák az ügyet saját rendszerükben.
A pro bono policy kézikönyvnek hasznos kitérnie arra is, hogy mi fog történni a befejezett vagy megszűnt pro bono ügy irataival. Jó gyakorlat, hogy az ügyvédi iroda ugyanazokat az eljárásokat használja, mint rendes ügyfelei esetében. Ezeket az eljárásokat is hasznos lehet meghatározni a kötelezettségvállalási nyilatkozatban (ügyvédi megbízási szerződésben).
A kézikönyvnek eljárásokat kell tartalmaznia arra az esetre is, amikor egy ügyvéd nem tudja folytatni a pro bono munkát vagy elhagyja az ügyvédi iroda kötelékét (és/vagy nem kívánja folytatni a munkát egy vagy több pro bono ügyön). Függetlenül az eljárástól, fontos azt kidolgozni és megfelelően végrehajtani, hogy a pro bono ügyfelek ne maradjanak képviselet nélkül, és a jogaik védve legyenek.
A magas színvonalú pro bono képviselet biztosítása érdekében az ügyvédi irodának ugyanolyan rendszerességgel és mércével kell értékelnie minden ügyvéd(jelölt) pro bono munkáját, mint az ügyvédi iroda és a rendes ügyfeleknek nyújtott munka esetén (lásd 6.1 pont).
1Ezt a részt az alábbi kiadványból vettük át: Frequently Asked Questions: A Supplement to the PBDA Implementation Handbook: A Guide to Establishing a Pro Bono Program at Your Law Firm.